Veelgestelde vragen

Garnizoenstraat 1
5363 VX Velp Noord Brabant

Tel: +31(0)486 - 478888
Fax: +31(0)486 - 478889

Één telefooncentrale. Waarom? GOEDKOPER!
De prijs van een systeem is opgebouwd uit een vast gedeelte bestaande uit de kast, voeding, processor, een VRS-kaart (Voice Respons Systeem, ook wel automatische telefoniste genoemd),een kaart voor een aantal lijnen en een kaart voor een aantal toestellen. Daarnaast is er altijd het variabele gedeelte bestaande uit toestellen en mogelijke extra kaarten wanneer het aantal toestellen boven het initiële aantal uit komt. Het vaste gedeelte is krachtig genoeg om meerdere praktijken te voorzien in hun behoefte. Ofwel gezamenlijk hierin investeren is goedkoper!

Maak gebruik van de standaard aanwezige automatische assistente. Uw patiënten horen eerst een tekst in de trend van:'U spreekt met HAP van Vliet, indien het een spoedgeval betreft toetst u een 1, indien u een herhaalrecept wilt aanvragen toets een 2, voor het maken van een afspraak toets een 3, voor het spreken van de assistente toets een 4 en indien u niets toetst komt u automatisch bij de assistente uit'. De automatische assistente zal afhankelijk van de gemaakte keuze óf een gesprek met spoed aanbieden, óf de patiënt naar een herhaalrecepten-oplossing sturen óf het gesprek naar een vrije assistente toe sturen. Indien er géén assistente aanwezig is, zal er een tekst gegenereerd worden in de trend van: 'de assistente is momenteel in gesprek, blijft u aan de lijn; u komt automatisch aan de beurt'. Zodra de assistente vrij komt, zal het systeem de langst wachtende aanbieden. U ontlast hiermee de assistente(s) van het continu extra lijnen monitoren, aannemen en in de wacht zetten. Daarnaast zal een patiënt welke automatisch in de wacht gezet wordt, uw bereikbaarheid als beter ervaren dan wanneer deze 'in-gesprek' had gekregen.

Met één enkele NEC Aspíre. Deze geeft u namelijk de unieke mogelijkheid om 8 protocollen per praktijk vast te leggen hoe u uw telefoonverkeer afhandelt. Het bovenstaande voorbeeld zou één protocol kunnen zijn. Wij kunnen ons voorstellen, dat u na een bepaalde tijd geen afspraken meer wenst te maken. Met één druk op de knop selecteert u deze en zal de automatische telefoniste deze optie niet meer geven. Uiteraard kunt u ook meerdere protocollen vast te leggen voor o.a. pauzes, avonduren, nascholingsdagen etc. In de praktijk maken wij over het algemeen bij de assistente 8 functietoetsen aan, waarmee de juiste werking op dat moment geselecteerd wordt; tevens wordt de geselecteerde stand indien gewenst in de display's van de overige toestellen weergegeven. U heeft hiermee een totaal oplossing zonder randapparatuur.

Ja, zelfs met de bovenstaande eigen identiteit op de voorzijde, kunnen we binnenkomend verkeer wel naar een daarvoor geselecteerd groepje assistente's zenden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een HOED van 4. Twee assistente's in de back-office welke de telefoon aannemen voor vier praktijken. Mocht het voor deze twee te druk worden dan kunnen de assistente's in de front-office zichzelf ook beschikbaar stellen voor binnenkomend verkeer.

Door onze ervaring kunnen we stellen dat er één assistente per 2500 patiënten nodig is. Wat het NEC systeem echter zo flexibel maakt, is dat we eenvoudig lijnen kunnen inschakelen en uitschakelen. Op die manier kunt u in de ochtend bij piekdrukte meer lijnen inschakelen en meerdere assistentes inzetten. Als het wat rustiger is, kunt u doormiddel van één druk op de knop de lijnen uitschakelen zodat uw assistente niet overbelast wordt.

NEE! De NEC Aspíre ondersteunt een zogenaamde praktijksplitsing. Het is mogelijk om per praktijklijn de 8 protocollen vast te leggen hoe deze lijn wordt afgehandeld. Iedere assistente zal haar eigen functietoetsen krijgen waarmee zij alleen de werking van haar praktijk selecteert. U kunt op deze wijze uw eigen boodschappen met uw eigen stem op uw eigen nummer laten klinken. Bij het samenvoegen van meerdere solisten naar één HOED behoudt u dus uw eigen identiteit. Maximaal kunnen er 32 praktijken gedefinieerd worden.

Afhankelijk van uw wensen misschien wel géén. De NEC Aspíre heeft 300 voice-mail-boxen (beantwoorders) aan boord, welke ingezet kunnen worden voor het opnemen van herhaalrecepten. Hiermee kan voor iedere praktijk zijn/haar eigen receptenbeantwoorder worden gemaakt. In de standaard uitvoering is er een totale opnametijd aanwezig van één uur. Mocht dit niet genoeg zijn, wat over het algemeen wel het geval is, dan is er optioneel nog een 30-uurs module beschikbaar. Een ander groot voordeel aan deze oplossing is dat meerdere patiënten gelijktijdig in kunnen spreken, zelfs wanneer de assistente op hetzelfde moment de recepten aan het uitluisteren is. Ofwel echt een 24-uurs 7 dagen per week dienst richting patiënt.

Ja, door de verschillende dag/nachtstanden die het systeem heeft kan er per dagschakeling worden bepaald naar welke bestemming een keuze doorgeschakeld moet worden.

Ja, wanneer de assistente(s) in gesprek zijn kunnen we maximaal 2 verschillende wachtteksten laten horen aan de bellende patiënten, bijvoorbeeld : U spreekt met de huisartsenpraktijk …. Onze assistente(s) is telefonisch in gesprek. Een ogenblik geduld a.u.b. u wordt zo spoedig mogelijk te woord gestaan.

Ja, we kunnen in het systeem een weekpatroon instellen waarbij dagelijks wordt omgeschakeld in de verschillende standen. Echter wanneer u hier gebruik van maakt is het aan te bevelen om de telefooncentrale in het datanetwerk aan te sluiten zodat u zelf beheer kunt uitvoeren. Dit zal dan namelijk nodig zijn om de vakantiestanden/vrije dagen in te stellen.

Wanneer u geen gebruik maakt van automatische omschakelingen bepaalt u zelf via één druk op de toets in welke tekst de centrale moet weergeven.